文書の電子化を成功させるための業者選び
このサイトは、文書の電子化に取り組む企業に向け、押さえておくべき情報を集めたものです。
電子化のメリットや問題点、様々な業界の事例など、文書の電子化を成功させるための基本情報やアドバイスをまとめました。
また、文書電子化サービスを行なっている業者を技術力、コンサル力、実績等で比較検討しています。
電子化サービス業者選びの際は、ぜひご活用ください。
文書の電子化を業者委託すべき理由
文書を電子化するというのは、簡単にいえば紙の書類をスキャナーで読み取り、そのデータをパソコンで処理し、デジタルデータへと変換することです。スキャナーとパソコンが操作できれば、誰でも簡単にできそうに感じます。
では何故、電子化業者に依頼をする必要があるのでしょうか？それには、大きく分けて2つの理由を挙げることができます。
書類の精査からスキャニングまで、一括で対応してくれる
電子化サービス業者へ依頼をする1番のメリットは、スキャニング作業を一括してスピーディに対応してくれるという点です。
ビジネスで使える電子文書を作成するには、膨大な時間と手間がかかります。
実際のスキャニング作業と画像加工の他に、ホチキス・付箋はずしから、書類のアイロン掛け、古い書類の補強、スキャニング漏れのチェック、上手く取り込めなかった書類の再スキャン、スキャン後のファイリングなどが必要です。
業者に依頼することで、これらの過程全てを一括して委託することができる上、2万～3万枚程度の枚数ならば、わずが10日ほどで対応をしてくれるのです。
また、優れたサービス業者は、どうすれば閲覧しやすく活用しやすい電子データにできるのか熟知しており、「マニュアル・仕様書・提案書」、「見積書・契約書・請求書」、「会議等の配布資料・日報・週報」、「稟議書・連絡書等の回覧資料」、「伝票」、「図面」など、企業内の文書を精査し、ビジネスシーンで使用するのに最適な状態に保存してくれます。
付加サービスにより、文書管理の効率が向上
さらにサービス業者では、電子化した書類に対し電子署名やタイムスタンプの挿入など、通常のスキャナと画像処理ソフトではできない付加サービスを提供しています。
重要文書や機密機密（契約書、請求書、財務・税務書類など）を電子化する際、電子署名やタイムスタンプを付与することで、法的な証拠能力を強化することができます。
つまり、サービス業者の力を借りれば、自社でスキャナーを購入して、人件費と時間をかけて電子化作業を行なうのとは、まったくレベルの違う電子化を実現できるのです。
そもそも企業はどうして文書を電子化するのか
書類の管理について、各企業が抱える問題は様々です。ここでは、文書を電子化することでのメリットを、改めてまとめてみました。
- 書類保管コストの削減
文書を保管するために借りた倉庫代や、オフィスの相当の割合を占めていたキャビネットなど、経費を見直すことができる。 - 書類検索スピードの向上
書類をデータ化することで、必要な書類をすぐに取り出せるようになる。
また、複数人で同時に同じ書類を見ることも可能。 - 社内での情報共有化
電子化された情報なら、ネットを通じ瞬時に知らせたい相手に届けることができる。
サーバーで情報共有することによって、社内の情報共有を加速する - セキュリティの強化
タイムスタンプや電子署名を付加することで、書類の偽造を防ぐ効果がある。
また、データファイルならば暗号化やパスワード認証、アクセス制限の設定などが可能。情報漏えいのリスクを軽減する。 - 書類の劣化防止
使用頻度が高い書類や、古い契約書など、重要且つ傷みやすい書類の劣化を防止する。
他にも、紙の排出量の削減などの効果も期待できます。文書の電子化は、社内基盤の見直しのためにも、確実に行っておきたいものだといえるでしょう。